Så hjälpte Kontract tre kommuner att fatta bra beslut

Konsekvensanalys inför införande av systemförvaltningsmodell för Örebro kommun

Örebro kommun är landets sjunde största kommun sett till befolkning. Kommunen utvecklas och hade under 2014 uppe frågan om att införa PM3 som systemförvaltningsmodell. Inför en så stor förändring krävs ett ordentligt, faktabaserat beslutsunderlag för att möjliggöra bra beslut. Örebro kommun vände sig därför till Kontract för att göra en konsekvensanalys av att införa PM3 som systemförvaltningsmodell.

Det Kontract gjorde var att beskriva hur förvaltningen fungerar idag och hur en effektiv förvaltning ska kunna förverkligas med PM3 som styrmodell. Kontract stod för att skapa syfte, skapa utgångspunkter och analysera konsekvenserna av olika beslut i frågan om förvaltningsmodell. Resultatet blev en sammanställning av rekommendationer till en etableringsplan.

Verklighetsförankrad konsekvensbeskrivning

Kontract har en process för att skapa faktabaserade beslutsunderlag som blev mycket värdefull i projektet. Genom att verkligen utgå ifrån hur verksamheten ser ut och vilka behov den har säkerställs en bra modell för att förvalta och utveckla IT i organisationen.

Kontract beskrev vilka förädlingsmöjligheter som fanns att stärka samverkan mellan de delar av organisationen som ska använda IT och de delar som ska leverera den, och gav sina rekommendationer utifrån vad verksamheten faktiskt vinner på. På så sätt blev konsekvensbeskrivningen rättvisande och förankrad i verkligheten.

Möjlighet att fatta bra beslut

Efter Kontracts konsekvensanalys hade Örebro kommun en tydlig rekommendation för hur implementeringen av PM3 skulle gå till för att ge maximal nytta för kommunens verksamhet och förvaltningar.

Örebro kommun fick ett beslutsunderlag som var baserat på fakta istället för antaganden och uppskattningar. Det möjliggör bra beslut och ger rätt effekt och nytta för hela organisationen.

Här redogör vi för hur Kontract arbetat med tre kommuner med olika behov av stöd. Förvaltning, förändring och utveckling – olika situationer och olika projekt där Kontract verkat som katalysator genom projektledning och expertstöd.

Förvaltning, förändring och utveckling – olika situationer och olika projekt där Kontract verkat som katalysator genom projektledning och expertstöd.

IT-analys för sourcingtjänster för Karlstad kommun

Karlstad kommun har ett uttalat fokus på kvalitet och IT, och de har blivit utnämnda till Sveriges IT-kommun. För att kunna fortsätta utveckla sin IT och lättare kunna göra rätt vägval ville Karlstad kommun genomföra en IT-analys under hösten 2014. Syftet var att skapa ett faktabaserat underlag för framtida beslut om sourcing inom servicedesk, datacenter och klienttjänster.

Nulägesbild, rekommendation och förbättringsområden

Kontract gjorde en nulägesbild per tjänsteområde där tjänster, volymer och kostnader beskrevs i detalj. Kontract analyserade också hur en tjänstestruktur borde utformas för att ge bäst balans mellan leverans och kostnad samt möjliggöra att antingen helt eller delvis sourca tjänster.

Mellan nuläget och den föreslagna strukturen fanns det naturligtvis glapp, och det är dessa som är förbättringsområdena. Kontract identifierade dem och beskrev dem tillsammans med åtgärdsplan och prioritering och resursuppskattning av åtgärderna.

Kontract analyserade också organisationens förmågor och vad IT kan göra för organisationen. På så vis fick Kontract fram en bild av organisationens verkliga utvecklingsbehov.

Unikt sammansatt team med rätt kompetens

I det här projektet har Kontract använt sitt unika synsätt på att jobba i team för att skapa värde för kunden. Teamet har varit sammansatt av olika kompetenser som behövs för att ge sin syn och sitt perspektiv på analysen. Utöver projektledaren har teamet tagit in specialister med djup kompetens på alltifrån de enskilda tekniska tjänsteområdena till upphandling, processer och förändringsarbete.

Beslutsunderlag med prioriteringar

Efter analysen hade Karlstad kommun ett beslutsunderlag som grundar sig på faktiska fakta om den egna verksamheten. Kontract hade identifierat de prioriterade aktiviteterna och presenterade en metodik för det fortsatta arbetet. Kommunen hade också i Kontract tillgång till expertstöd och rådgivning i vägvalsfrågor, för att underlätta ett bra och effektivt beslutsarbete.

Etablering av finansieringsmodell för nybildad IT-nämnd i Sydnärke

Askersunds, Hallsbergs, Laxå och Lekebergs kommuner bildade den 1 april 2014 en gemensam IT-nämnd med tillhörande IT-förvaltning. Att inrätta en gemensam IT-förvaltning ger på sikt storskalighetsfördelar och en effektivare IT, men är naturligtvis också en utmaning på många plan. Det är en stor omställning för kommunerna att gå in i en köp-och-sälj-organisation där verksamheten får köpa den IT den behöver av IT-avdelningen och därför har Sydnärkes IT-nämnd utformat en långsiktig plan för stegvist införande av förändringen.

Sydnärkes IT-förvaltning behövde hjälp med att etablera en finansieringsmodell för att tydligt och enkelt reglera IT-kostnaderna mellan kommunernas förvaltningar och tog för det hjälp av Kontract.

Kravspecifikation utifrån verksamhetens behov

Kontract har hjälpt Sydnärkes IT-förvaltning med en kravspecifikation för finansieringsmodellen utifrån vad verksamheten behöver. Arbetet har innefattat flera olika delar, som till exempel framtagande och dialog kring kontoplan och tjänstekatalog.

Gränslandet mellan IT och verksamhet är hemmaplan för Kontract

För att genomföra uppdraget behövde Kontract en djup insikt om kundens verksamhet. Arbetet rörde sig i gränslandet mellan IT och verksamhet och i detta gränsland kom Kontracts olika kompetenser och erfarenheter till god användning. För att göra en bra kravspecifikation behövde de fyra olika kommunernas önskemål och behov jämkas och anpassas så att den kommande modellen passade varje organisation och inte blev en kompromiss som inte passade någon.

Bättre och enklare beslut med faktabaserat underlag

I december 2014 fanns ett förslag till finansieringsmodell som IT-nämnden kunde godkänna och under 2015 påbörjades implementeringen genom att först börja mäta siffror och volymer på ett mer kontrollerat sätt och senare börja bokföra enligt den nya modellen.

Kontracts medverkan har bl a gjort att IT-nämnden haft ett faktabaserat beslutsunderlag att ta ställning till, vilket både underlättat och förbättrat beslutsprocessen.