Sammanslagning av två globala bolag: – Så hanterar BillerudKorsnäs komplexa IT-förändringar

Bakgrund och utmaning

– Att skapa en gemensam IT-infrastruktur för ökad affärsnytta

I november 2012 slutfördes samgåendet mellan två stora pappersindustrier, Billerud och Korsnäs. Sammanslagningen skapar möjlighet till kostnadsbesparingar och effektivitetsförbättringar samt förutsättningar för framtida tillväxt. För att förverkliga detta är det mycket som ska på plats, bland annat att skapa en gemensam IT-infrastruktur.

– Att skapa en gemensam IT-infrastruktur är ett komplext projekt av stor betydelse för hela BillerudKorsnäs affär, det handlar om att bygga om hela IT-arenan vad gäller basleveransen, säger Fredrik Öster, IT Manager Operations på BillerudKorsnäs.

Vid sammanslagningen skapades en gemensam IT-funktion med anställda från Billerud och Korsnäs. BillerudKorsnäs stod dock med olika system, servrar, säkerhetsmiljöer och metoder för IT-leveranser.

När två bolag går samman är det viktigt att snabbt få elementär infrastruktur på plats, såsom att möjliggöra kommunikation via det nya bolagsnamnet.

På en övergripande nivå är utmaningen för BillerudKorsnäs att hitta en kostnadseffektiv lösning och en smidig övergång till gemensamma miljöer och processer.

För att skapa en fungerande organisation och möjliggöra kostnadsbesparingar, effektivitetsförbättringar samt möjliggöra framtida tillväxt är det viktigt att ha en gemensam IT-infrastruktur.

Utmaningen i korthet

  • Två bolag går samman och ska kommunicera under nytt bolagsnamn
  • Många olika system, servrar och säkerhetsmiljöer
  • Ineffektiv modell för interna IT-leveranser

BillerudKorsnäs är en ledande leverantör av förnybart förpackningsmaterial och förpackningslösningar. Det är ett globalt företag med cirka 4300 medarbetare och en årsomsättning om cirka 20 miljarder SEK. BillerudKorsnäs har åtta produktionsanläggningar, försäljningskontor i ett tiotal länder och samarbeten med mer än 1500 kunder i över 100 länder.

Anledningen till att vi valde Kontract är dels deras kompetens och erfarenhet, men också att vi känner ett stort förtroende för dem och vet att de är pålitliga.

Fredrik Öster
IT Manager Operations
BillerudKorsnäs
Lösning

– Att skapa en gemensam IT-infrastruktur och tjänstekatalog för optimerad användning av IT-resurser

Forma en projektgrupp för att driva den komplexa konsolideringen
Att skapa en gemensam IT-lösning av den här omfattningen består av flertalet parallella projekt som tillsammans omfattar 25 0000 arbetstimmar för anställda och konsulter. Enligt Fredrik Öster på BillerudKorsnäs är det viktigt att ta in expertis utifrån för att dra nytta av den kompetens och erfarenhet som finns från liknande projekt. Att inte uppfinna hjulet igen innebär både att riskerna minskar och arbetet effektiviseras.

Kontracts vana av konsolideringsprojekt och en historik av framgångsrikt samarbete med Korsnäs, bidrog till att de fick helhetsansvar för ett av de mest centrala projekten, Data Center and Network (DCN). I det omfattande arbetet med sammanslagningen levererar Kontract också spetskompetens inom projekten End User Services (EUR).

– Vi har inte råd att göra fel. Anledningen till att vi valde Kontract som partner är dels deras kompetens och erfarenhet, men också att vi känner ett stort förtroende för dem och sedan tidigare projekt vet att de är pålitliga, säger Fredrik Öster, IT Manager Operations på BillerudKorsnäs.

Projektgruppens sammansättning är optimerad för att ta tillvara på den kompetens som finns och ställer höga krav på samarbete mellan anställda inom BillerudKorsnäs och externa konsulter.

Skapa en gemensam kommunikationsplattform
När nyheten om sammanslagningen blev känd var det brådskande att få den viktigaste infrastrukturen på plats. Kontract blev den aktör som ledde arbetet med att ta fram och säkerställa gemensamma e-postplattformar, meddelandehantering och andra samverkansplattformar.

Konsolidering av IT-miljöer
Efter sammanslagningen blev känd genomförde BillerudKorsnäs och Kontract ett omfattande arbete med att kartlägga de möjligheter och utmaningar som sammanslagningen medförde.

Inom ramen för DCN-projektet ingår att skapa en ny infrastrukturplattform för att kunna flytta över system till nya plattformar. Kontract leder och har ett helhetsansvar för DCN-projektet och de tre delprojekten:

  • Datacenterkonsolidering
    Det innebär en homogenisering av datatjänster och att säkerställa flytt av de system som kan flyttas. För BillerudKorsnäs innebär det att gå från sex medelstora datacenter till ett stort och minimering av den lokala infrastrukturen samt en halvering av antalet servrar.
  • Data Center Target
    En viktig del i det här projektet är att skapa en ny infrastruktur- och målplattform dit det går att flytta över system från gamla till nya plattformar.
  • AD Backoffice
    En nyckelfaktor för att möjliggöra konsolideringen är att skapa förutsättningar för de olika projektgrupperna att samverka. Kontract ansvarar för att sätta upp och leda en stödfunktion för de olika projektgrupperna som består av anställda inom BillerudKorsnäs samt andra konsulter. Stödgruppen ansvarar – utöver stöd till de andra projektgrupperna – för etablering av en gemensam katalogtjänst (AD), gemensamma plattformar för meddelandehantering m.m.

Utarbeta en tjänstkatalog
När den nya tjänstekatalogen är klar kommer den att underlätta för såväl beställar- som leveransorganisationen och bidra till en tydligare och mer exakt IT-leverans. Det kan exempelvis handla om leverans av olika paket, så som servrar med olika öppettider eller systemintegration mot olika delar av verksamheten. Målsättningen är att skapa en tjänstekatalog som personal från BillerudKorsnäs kan förvalta och vidareutveckla.

Kortfattat innebär konsolideringen av de båda bolagen:

  • En sammanslagning av katalogtjänster, säkerhetssystem och IT-miljöer
  • Hantering av över 1000 servrar
  • Flytt av cirka 300 system
  • Hantering av 4500 användarkonton och 4000 datorer
Resultat

Ett projekt av den här storleken sträcker sig över en tvåårsperiod och nu*, halvvägs genom projektet, har ungefär 30% av konsolideringen genomförts.

Gemensam kommunikationsplattform
Kontract har levererat möjligheterna för BillerudKorsnäs att samverka som en organisation och kommunicera via det nya bolagsnamnet. Basen är på plats med allt från e-postplattformar och meddelandehantering till andra samverkansplattformar.

– Redan första dygnet efter att det europeiska konkurrensverket godkände affären möjliggjorde vi för alla anställda att kommunicera via gemensamma e-postadresser och få tillgång till gemensamma Intranätsfunktioner, säger Stefan Alkman, huvudprojektledare från Kontract.

Konsolidering av IT-miljöer
DCN-projektet som leds av Kontract syftar till att skapa en gemensam miljö som främjar samarbete mellan de båda bolagen efter sammanslagningen. En övergång till en gemensam plattform för serverkonsolidering, datalagring och övervakning har skapat en bas för att IT-organisationen skall kunna agera som en organisation både internt och mot de interna kunderna. I skrivande stund är ca 30% av systemen konsoliderade till en ny gemensam plattform.

Utveckling av katalogtjänster
En av utmaningarna i sammanslagningen är att konsolidera från ett antal katalogtjänster till en gemensam för att möjliggöra för enklare samverkan och minska såväl komplexitet som kostnader för förvaltning och underhåll.

– Den gemensamma infrastrukturen tar form och bidrar redan till ökad affärsnytta, säger Fredrik Öster på BillerudKorsnäs.

Enligt honom går arbetet enligt plan och de värdesätter högt att Kontract, som har stor erfarenhet av att hantera komplexa IT-projekt, har ett helhetsansvar för projektet.

– Projektet fortlöper enligt plan och organisationens upplevda oro för utmaningen att flytta system både geografiskt och till en ny katalogtjänst minskar för varje lyckad flytt, säger Stefan Alkman, huvudprojektledare från Kontract.

_________________
* Oktober 2014