Så får Atlas Copco ut maximalt värde och säkrad drift av sina affärskritiska applikationer

Bakgrund

Hundratals applikationer bidrar till den dagliga verksamheten

Atlas Copco är beroende av olika applikationer för att den dagliga verksamheten ska fungera. Som de flesta stora koncerner har de hundratals olika applikationer, varav vissa är affärskritiska. En affärskritisk applikation som ligger nere får tydliga konsekvenser som direkt kan omsättas i pengar och det kan vara förödande för verksamheten om de inte fungerar som de ska. Andra applikationer är mindre kritiska men tillför värde till verksamheten genom att exempelvis stödja det dagliga arbetet.

Utmaning

Säkerställa drift och affärsvärde av applikationer

Med hundratals applikationer i sin portfölj står Atlas Copco inför utmaningen att hantera, vårda och utveckla befintliga affärskritiska applikationer. Applikationer som inte fungerar eller inte är optimerade kan bland annat orsaka leveransproblem, produktionsbortfall, säkerhetsbrister eller förlorade affärer. Graden av standardisering varierar kraftigt och gör det komplext att säkerställa driften och tillgodose kraven från affärsverksamheten.

Atlas Copco har gått ifrån det traditionella arbetssättet att förvalta applikationer som IT-projekt. Istället sker förvaltning ur ett affärsperspektiv vilket ställer stora krav på förståelse för såväl det tekniska perspektivet som kopplingen till affären. För att kunna prioritera de affärskritiska applikationerna och få ut värde av den process som utgör grunden för applikationsförvaltningen, har Atlas Copco valt att samarbeta med Kontract.

– Vi värdesätter att Kontracts konsulter har erfarenhet inom både IT, management och styrning. Deras bakgrund och erfarenhet gör det möjligt för dem att inte bara gå in som resurser utan som kompetenta konsulter som tillför stort värde till organisationen, säger Niclas Matstoms, IT-chef på Atlas Copco Rock Drills AB och chef för Customer Shared Services (CSS).

Kontract har arbetat med Atlas Copco i flera projekt tidigare och har stor erfarenhet av applikationsförvaltning.

Atlas Copco är en världsledande leverantör av lösningar för industriell produktivitet. Affären omfattar kompressorteknik, industriteknik, gruv- och bergbrytningsteknik samt bygg- och anläggningsteknik. Vid slutet av 2013 hade gruppen 40 000 anställda och tillverkning av produkter i mer än 20 länder.

Produkterna säljs och hyrs ut under olika varumärken genom ett världsomfattande försäljnings- och tjänstenätverk som når ut i över 180 länder. I hälften av dessa har Atlas Copco helägda eller delägda kundcenter.

Vi värdesätter att Kontracts konsulter har erfarenhet inom både IT, management och styrning. De tillför stort värde till organisationen.

Niclas Matstoms
IT-chef
Atlas Copco Rock Drills AB
Lösning

Tillämpning och förädling av strukturerade processer för applikationsförvaltning

Samarbetet mellan affärsverksamheten och IT är en framgångsfaktor för att förvalta och skapa affärsvärde av en applikation. För varje applikation som Kontract ansvarar för sker arbetet i team med en representant från Atlas Copcos affärsverksamhet.

Användarnas krav och behov av utveckling sammanställs från affärsverksamheten. Kontracts roll är att översätta affärsverksamhetens krav och behov av en applikation till vad som behöver göras och projektleda det arbetet. Det inkluderar att hantera de utmaningar applikationen står inför, säkra driften i den dagliga verksamheten samt styra applikationen på ett strukturerat sätt.

Kontract och Atlas Copco arbetar utifrån strukturerade processer för att säkerställa att hårdvara och infrastruktur är konfigurerade för att möta affärens krav idag och i framtiden. Det kan handla om att se till att en applikation har tillräcklig kapacitet utifrån hur den används och kommer att användas. Ett viktigt perspektiv är att hantera externa faktorer som påverkar en applikation, eventuella systemförändringar och uppdateringar för att se till att den teknik som behövs finns på plats.

– Applikationsförvaltning är en cyklisk process, ständigt pågående i olika faser. Det gäller att hela tiden utvärdera, förändra och förädla. Joakim Henriksson, Key Account Manager, Kontract.

För att säkerställa driften gäller det att hantera och förebygga eventuella problem, att göra felsökningar och analysera dessa. Kontract identifierar när det är dags att testa en applikation, byta eller flytta server eller förbereda för versionsuppdateringar. Att säkra driften innebär också ett proaktivt arbete där Kontract agerar rådgivare och kommer med förslag på förbättringar.

Medan större förändringar genomförs som separata projekt är applikationsförvaltning ett ständigt pågående arbete. Kontract ansvarar för att projektleda mindre förändringar och utveckling av vissa applikationer. Det innebär att hantera affärskritiska förändringar där det ofta är många personer inblandade.

– Det är en komplex roll att komma in i, det krävs bred kompetens men handlar också om att bygga nätverk och kunna samverka. Vi värdesätter att Kontract har seniora konsulter som är vana att jobba med och driva förändringsprocesser, säger Niclas Matstoms.

Joakim Henriksson på Kontract betonar att Atlas Copco har lagt en bra grund för applikationsförvaltning ur ett affärs- och driftperspektiv.

– Varje applikation är unik och Kontracts breda kompetens och långa erfarenhet bidrar till att utveckla en situationsanpassad strategi för att få ut maximalt värde av varje applikation, säger Niclas Matstoms.

Resultat

Trygg applikationsförvaltning med förankring i affären

Som ansvarig för ett antal affärskritiska applikationer ur ett IT-perspektiv, tar Kontract ett helhetsansvar för att projektleda, hantera, vårda och utveckla dessa. Ansvaret omfattar förvaltning ur ett affärs-, drift- och utvecklingsperspektiv på lång sikt men säkerställer också driften av applikationerna i den dagliga verksamheten.

Det möjliggör att Atlas Copco kan fokusera på det som är rätt för verksamheten och känna en trygghet i att affärskritiska applikationer fungerar som de ska.

– Konsulterna från Kontract har lång och bred erfarenhet. De är ansvarstagande och leder arbetet med en avvägning av tillämpning av Atlas Copcos befintliga mallar och processer, samtidigt som de tillför inspiration och input för fortsatt utveckling, säger Björn Hydbom, gruppchef CSS Application Services (CAS), Atlas Copco.

Den arbetsmodell som Atlas Copco tagit fram för applikationsförvaltning och samarbetet med Kontract, suddar ut gapet mellan verksamhet och IT. Kontract ger nya infallsvinklar och bidrar till att fortsätta utveckla applikationsförvaltningen.


Som applikationsansvarig ur IT-perspektiv projektleder Kontract arbetet för ett antal applikationer, bland annat inom:

  • Lagerhantering
  • Tidrapporteringssystem
  • Inköps- och kvalitétsprocessen
  • Övervakning/spårning samt information om maskiner (fleet management)
  • Drift
  • Offertframtagande

Varför kontract?

Niclas Matstoms, IT-chef på Atlas Copco Rock Drills AB och chef för Customer Shared Services (CSS) sammanfattar varför de valde att samarbeta med Kontract i dessa tre punkter

Bredden i IT-kompetens

Medarbetare på Kontract har inte bara spetskompetens utan en bred erfarenhet och kunskap. De förstår olika IT-frågor och ser detta kopplat till helheten.

Erfarenhet av att driva förändring

De jobbar i olika projekt, är vana att driva förändringsprojekt och ger inspiration.

Social förmåga

Arbete i stora organisationer ställer höga krav på att kunna bygga nätverk och driva samarbeten för att nå framgångsrik applikationsförvaltning.