Kan komplexa affärer bli lönsamma för båda parter? - Del 3: Samverkansfasen

Hur ofta läser eller hör du orden ”Målet med IT är att stödja och utveckla verksamheten”? De flesta CIO:er har detta som mål men lT fastnar ofta i att hantera vardagen med löpande förändringar och incidenthantering.

För organisationer som har sin IT-miljö outsourcad är det svårt att uppnå förväntad effekt och relationen når sällan partnerskap utan stannar vid en kund-leverantörsrelation där proaktivitet och gemensamma visioner och mål är bristfälliga eller helt saknas.

Den här bloggserien i tre delar behandlar vilka avtals- och samverkansformer som bör beaktas samt hur ett annat förhållningssätt till upphandling och förhandling kan göra skillnad för hur arbetet drivs i samverkan för att möjliggöra partnerskap och en relation där båda parter är vinnare.

Den första delen i bloggserien, analysfasen, handlar om vilken typ av relation som behövs för att möjliggöra partnerskap och en relation där båda parter är vinnare. Den andra delen i bloggserien, behandlar specifika ansatser avseende upphandling och förhandling.

 

 

När kontraktet är undertecknat börjar arbetet med att realisera den gemensamma visionen och målen och att skapa en samverkansstruktur och ett klimat som möjliggör fortsatt arbete i enlighet med avtalets intentioner. Det finns risk att den strategiska inriktningen förändras i överlämningsfasen mellan förhandling och samverkan eftersom nya människor kommer att bemanna relationen. För att säkerställa fortsatt strategisk riktning behövs en väl genomtänkt och planerad överlämning till en samverkansorganisation som övertar ansvaret för att den gemensamma visionen och att målen uppnås.

Samverkansorganisationen innehåller nivåer där varje nivå har specificerat ansvar och befogenhet. Oftast består organisationen av två eller tre nivåer beroende på avtalets storlek. Dessa bemannas av högsta ledning (Nivå A), mellanchefer (Nivå B) och resurser (Nivå C) som utför det dagliga arbetet.

  • Nivå A ansvarar för den strategiska inriktningen, återkopplar framsteg i relation till den gemensamma visionen, är högsta instans för eskaleringar och beslutar om större transformationsprojekt.

  • Nivå B är ansvariga för kvaliteten i leveransen och mätning av densamma. I tillägg prioriterar nivån projektimplementationer och ansvarar för det kontinuerliga innovationsarbetet.

  • Nivå C hanterar det dagliga arbetet och implementerar förändringar.

Samverkansorganisationen fastställs och organiseras så att båda parter har roller som motsvarar varandra i mandat och ansvar. Ett tydliggörande av ansvar för respektive arbetsuppgift kan innebära att vissa arbetsuppgifter omfördelas inom avtalet. Det är viktigt att leverantören och kunden har ansvar för tydliga områden och därmed kan genomföra de investeringar som är nödvändiga för att uppnå avtalets mål.

Det är viktigt att hålla motivationen uppe bland medarbetarna och från respektive ledning uppmärksamma framsteg och eventuella avtalsförlängningar. Vanligtvis får en ny affär mycket mer uppmärksamhet än en framgångsrik befintlig affär. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och återigen hamna i en klassisk kund–leverantörsrelation. Skapa därför en transparent uppföljningsmodell där arbetet är värdebaserat och mäts i enlighet med de mål och KPI:er som överenskommits i avtalet. Det ska vara allmänt känt vilka data som ligger till grund för mätningen samt hur det mäts. Relativt täta KPI-mätningar och incitamentsutfall är viktiga för att hålla motivationen uppe bland medarbetarna. Målen och KPI:erna kan behöva revideras efter en tid.

Under samverkansfasen kommer nya medarbetare introduceras och skolas in i sättet att arbeta och dess byggstenar lojalitet, integritet, ärlighet, ömsesidighet och transparens. Det är viktigt att ha stort fokus på detta då relationen annars kan hamna i obalans.

Det behöver även finnas mekanismer för att hantera förändringar inom eller utom relationen. Om ambitionen är ett långsiktigt partnerskap kommer dess inriktning och omgivning genomgå stora förändringar under resans gång.

Vi tar hjälp av Henry Fords kloka ord för att sammanfatta den här bloggserien:

Coming together is the beginning.

Keeping together is progress.

Working together is success.

15 november 2017

Läs och lämna en kommentar

Oformaterad text

  • Inga HTML-taggar tillåtna.
  • Webbadresser och e-postadresser görs automatiskt till länkar.
  • Rader och stycken bryts automatiskt.

WHITE PAPER

18 februari 2016
Tänk dig en organisation som utvecklas med hjälp av den gemensamma kraften hos verksamhetskunniga och teknikkunniga. Där man nyttjar den samlade erfarenheten och kompetensen såväl i vardagens ständiga förbättringar som i innovationsarbetet. Vem skulle tacka nej till det?

WHITE PAPER

28 januari 2016
Varför görs det så få projektrevisioner när det finns så många misslyckade projekt? Ursäkter om tid och att det inte finns behov till trots – en projektrevision kan hjälpa ett projekt att leverera i tid, till rätt kostnad och med förväntad kvalité. Nyckeln kan vara att projektrevision genomförs för att den ska hjälpa - inte stjälpa. På ganska kort tid så kan man med oberoende ögon få en tydlig bild av ett projekt alla faser.

WHITE PAPER

21 december 2015
En ökad innovationsförmåga har blivit allt viktigare för företag och organisationer. Innovation ses idag som en konkurrensfördel i utveckling av tjänster, produkter och processer. Innovation har också blivit allt viktigare i ett globalt och nationellt samhällsperspektiv, som drivkraft för nya lösningar. Men hur upphandlar och kravställer du innovation ur ett IT-perspektiv? Kontract ger dig råd på vägen.

WHITE PAPER

7 december 2015
Web-scale architecture is not something new and have been used by large web companies like Google, Facebook and Amazon systematically. The major difference is that this technology is now becoming available for all of us.

WHITE PAPER

24 november 2015
Många använder fortfarande gamla uppgifter om att 72 procent av all IT-projekt i Sverige misslyckas.
Om man sätter den siffran i sitt sammanhang och samtidigt påstår att 30 procent av världens BNP produceras i projektform så kan man börja ana omfattningen av ekonomiskt svinn när det kommer till misslyckade IT projekt. Men hur ska man vända trenden?

Sidor