Kan komplexa affärer bli lönsamma för båda parter? - Del 3: Samverkansfasen

Hur ofta läser eller hör du orden ”Målet med IT är att stödja och utveckla verksamheten”? De flesta CIO:er har detta som mål men lT fastnar ofta i att hantera vardagen med löpande förändringar och incidenthantering.

För organisationer som har sin IT-miljö outsourcad är det svårt att uppnå förväntad effekt och relationen når sällan partnerskap utan stannar vid en kund-leverantörsrelation där proaktivitet och gemensamma visioner och mål är bristfälliga eller helt saknas.

Den här bloggserien i tre delar behandlar vilka avtals- och samverkansformer som bör beaktas samt hur ett annat förhållningssätt till upphandling och förhandling kan göra skillnad för hur arbetet drivs i samverkan för att möjliggöra partnerskap och en relation där båda parter är vinnare.

Den första delen i bloggserien, analysfasen, handlar om vilken typ av relation som behövs för att möjliggöra partnerskap och en relation där båda parter är vinnare. Den andra delen i bloggserien, behandlar specifika ansatser avseende upphandling och förhandling.

 

 

När kontraktet är undertecknat börjar arbetet med att realisera den gemensamma visionen och målen och att skapa en samverkansstruktur och ett klimat som möjliggör fortsatt arbete i enlighet med avtalets intentioner. Det finns risk att den strategiska inriktningen förändras i överlämningsfasen mellan förhandling och samverkan eftersom nya människor kommer att bemanna relationen. För att säkerställa fortsatt strategisk riktning behövs en väl genomtänkt och planerad överlämning till en samverkansorganisation som övertar ansvaret för att den gemensamma visionen och att målen uppnås.

Samverkansorganisationen innehåller nivåer där varje nivå har specificerat ansvar och befogenhet. Oftast består organisationen av två eller tre nivåer beroende på avtalets storlek. Dessa bemannas av högsta ledning (Nivå A), mellanchefer (Nivå B) och resurser (Nivå C) som utför det dagliga arbetet.

  • Nivå A ansvarar för den strategiska inriktningen, återkopplar framsteg i relation till den gemensamma visionen, är högsta instans för eskaleringar och beslutar om större transformationsprojekt.

  • Nivå B är ansvariga för kvaliteten i leveransen och mätning av densamma. I tillägg prioriterar nivån projektimplementationer och ansvarar för det kontinuerliga innovationsarbetet.

  • Nivå C hanterar det dagliga arbetet och implementerar förändringar.

Samverkansorganisationen fastställs och organiseras så att båda parter har roller som motsvarar varandra i mandat och ansvar. Ett tydliggörande av ansvar för respektive arbetsuppgift kan innebära att vissa arbetsuppgifter omfördelas inom avtalet. Det är viktigt att leverantören och kunden har ansvar för tydliga områden och därmed kan genomföra de investeringar som är nödvändiga för att uppnå avtalets mål.

Det är viktigt att hålla motivationen uppe bland medarbetarna och från respektive ledning uppmärksamma framsteg och eventuella avtalsförlängningar. Vanligtvis får en ny affär mycket mer uppmärksamhet än en framgångsrik befintlig affär. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och återigen hamna i en klassisk kund–leverantörsrelation. Skapa därför en transparent uppföljningsmodell där arbetet är värdebaserat och mäts i enlighet med de mål och KPI:er som överenskommits i avtalet. Det ska vara allmänt känt vilka data som ligger till grund för mätningen samt hur det mäts. Relativt täta KPI-mätningar och incitamentsutfall är viktiga för att hålla motivationen uppe bland medarbetarna. Målen och KPI:erna kan behöva revideras efter en tid.

Under samverkansfasen kommer nya medarbetare introduceras och skolas in i sättet att arbeta och dess byggstenar lojalitet, integritet, ärlighet, ömsesidighet och transparens. Det är viktigt att ha stort fokus på detta då relationen annars kan hamna i obalans.

Det behöver även finnas mekanismer för att hantera förändringar inom eller utom relationen. Om ambitionen är ett långsiktigt partnerskap kommer dess inriktning och omgivning genomgå stora förändringar under resans gång.

Vi tar hjälp av Henry Fords kloka ord för att sammanfatta den här bloggserien:

Coming together is the beginning.

Keeping together is progress.

Working together is success.

15 november 2017

Läs och lämna en kommentar

Oformaterad text

  • Inga HTML-taggar tillåtna.
  • Webbadresser och e-postadresser görs automatiskt till länkar.
  • Rader och stycken bryts automatiskt.

WHITE PAPER

30 september 2016

Den svenska marknaden för outsourcing av IT ökar stadigt för varje år och spås nu omsätta ca 27 miljarder kronor. Sett bland företag och organisationer köper nu var tredje någon form av outsourcingtjänst.

Att outsourca delar av sin IT-verksamhet, IT-plattformar eller IT-system har gått från att ha varit enbart en kostnadsdrivande åtgärd till att nu ses som en naturlig företeelse för att bibehålla och öka en organisations leverans- och konkurrensförmåga.

WHITE PAPER

19 augusti 2016

Idag är IT en grundförutsättning för att företag och organisationer ska kunna behålla och utveckla sin verksamhet och sina affärer. Antal IT-system, dess komplexitet och värde kan variera, men i och med att användningen av IT blir allt högre och knyts mer mot organisationens kärnverksamhet har många IT-system blivit en kritisk framgångsfaktor för verksamheten.

WHITE PAPER

13 juni 2016
Enligt lag och förordning ska statliga myndigheter och bolag eftersträva hög effektivitet och god hushållning av statens medel i sin verksamhet vilket i hög grad gäller IT-kostnaderna. Och trycket på den offentliga sektorn vad gäller effektivisering av IT-kostnader kommer att intensifieras än mer. Ansvariga inom IT kommer behöva påvisa om den egna IT-verksamheten är effektiv. Frågan är dock hur du som ansvarig för IT-drift ska gå tillväga för att ta reda på detta. Finns det något sätt att jämföra sin egen IT-kostnad med marknadens utan att genomföra en upphandling för outsourcing av IT-drift...

WHITE PAPER

2 juni 2016
Förändringar inom offentlig sektor är ofta författningsstyrda med ett tvingande datum och innebär vanligen att ett IT-stöd behöver kompletteras eller skapas. Vanligen sker denna förändring i projektform. Som med alla projekt finns många fallgropar och tyvärr visar statistiken att antal misslyckade IT-projekt är fler än antalet lyckade. Denna trend kan dock vändas.

WHITE PAPER

9 maj 2016
En god informationsklassning ger inte bara en tydlighet om vilka skyddsåtgärder som krävs för de olika informationstillgångarna, den ger även en grund inför till exempel beslut om att tillämpa molntjänster. Informationsklassningen tydliggör de krav som behöver ställas i samband med upphandling och värdering av en levererad systemlösning, oavsett om lösningen produceras internt eller i molnet som en SaaS-lösning.

Sidor